Materiaalin järjestäminen: mistä kustannus syntyy ja mikä sitä nostaa

Kun puhutaan materiaalin järjestämisen hinnasta, ensimmäisenä ajatellaan usein levyjä ja ohjelmistoja. Käytännössä suurin kuluerä on kuitenkin aika. Jokainen tunti, jonka etsit oikeaa otosta kansiopinosta, on tunti, jota ei käytetä leikkaamiseen. Pienessäkin projektissa hukkaan menevät minuutit kertautuvat, kun samaa klippiä haetaan monta kertaa eri vaiheissa.

Syksyn aikana huomaan kursseilla saman kaavan: ne, jotka ovat nimenneet ja lajitelleet materiaalin heti kuvauspäivän jälkeen, aloittavat raakaleikkauksen tuntia tai kahta aiemmin kuin ne, jotka avaavat projektin suoraan kamerasta kopioidulla kansiolla. Ero ei näy yhdessä videossa suurena, mutta se kertyy jokaisessa seuraavassa projektissa.

Siksi suosittelen laskemaan järjestämisen osaksi projektin työmäärää eikä mielessä erillisenä siivoustehtävänä. Kun varaat sille oman ajan työsuunnitelmaan, se lakkaa tuntumasta turhalta ja alkaa tuntua siltä, mitä se on: leikkauksen edellytys.

Toinen selvä kuluerä on tallennustila. Videomateriaali vie paljon tilaa, ja sama otos voi olla tallessa alkuperäisenä, välimuistitiedostona ja varmuuskopiona. Hinta määräytyy sen mukaan, kuinka monta kopiota pidät ja kuinka kauan niitä säilytät. Yksi kopio ei ole varmuuskopio, vaan pelkkä toinen paikka, jossa tiedosto sattuu olemaan.

Käytännön sääntö, jota opetan kurssilla, on pitää alkuperäinen materiaali vähintään kahdessa erillisessä paikassa ennen kuin avaat editointiohjelman. Se tarkoittaa kahta levyä, ei yhtä levyä kahdella kansiolla. Levyn hinta on pieni verrattuna siihen, mitä maksaa uusintakuvaus tai asiakkaalle selittäminen, että materiaali on kadonnut.

Voit pitää kustannukset hallinnassa poistamalla välimuistit ja välivaiheet projektin päätyttyä, mutta alkuperäisiä ei koskaan. Erottele nämä kansiorakenteessa heti alussa, jotta siivoaminen jälkikäteen on yksinkertaista eikä vaadi arvailua.

• Alkuperäinen materiaali: säilytä aina
• Välimuistit ja renderöinnit: poista projektin jälkeen
• Varmuuskopio: eri levylle, ei samalle laitteelle

Hintaa nostaa eniten epäjohdonmukaisuus. Jos kaksi kameraa nimeää tiedostot eri tavalla, jos kuvauspäivät on sekoitettu samaan kansioon tai jos joku on siirtänyt tiedostoja kesken projektin, editointiohjelma menettää linkit ja aikaa kuluu uudelleenyhdistämiseen. Yksi katkennut polku voi pysäyttää koko työn.

Toinen kustannusajuri on materiaalin määrä suhteessa käyttöön. Kun kuvaa kymmenen tuntia ja käyttää kaksi minuuttia, järjestäminen ja selailu vievät suhteessa enemmän aikaa. Siksi kannattaa merkitä käyttökelpoiset otokset jo ensimmäisellä katselulla, ennen kuin raakaleikkaus alkaa.

Kolmas on yhteistyö. Kun useampi henkilö käsittelee samaa materiaalia, puuttuva nimeämissääntö tulee kalliiksi nopeasti. Yhteinen, kirjallinen käytäntö maksaa kymmenen minuuttia ja säästää useita tunteja.

• Epäjohdonmukainen nimeäminen
• Sekoitetut kuvauspäivät samassa kansiossa
• Tiedostojen siirtely kesken projektin
• Ylimitoitettu määrä käyttämätöntä materiaalia

Kustannuksia pienentää eniten yksinkertainen, toistettava rakenne. Käytän itse kansiojakoa, jossa kuvauspäivä, kamera ja materiaalityyppi ovat omia tasojaan, ja tiedostonimi alkaa päivämäärällä. Rakenne on tylsä, ja juuri siksi se toimii: sinun ei tarvitse muistaa mitään, koska järjestys kertoo kaiken.

Toinen asia on tehdä järjestäminen heti kuvauksen jälkeen, kun muistat vielä, mitä missäkin otoksessa tapahtuu. Kolmen viikon päästä et muista, mikä oli se hyvä haastattelun aloitus. Lyhyt merkintä tai väritunniste otoksessa riittää.

Kolmas keino on käyttää samaa pohjaa joka projektissa. Tallenna tyhjä kansiorakenne mallikansioksi ja kopioi se aina uuden työn alkuun. Silloin projektin perustaminen kestää minuutin, eikä rakenne ala elää omaa elämäänsä.

• Sama kansiopohja joka projektissa
• Nimeäminen päivämäärällä alkaen
• Merkinnät ensimmäisellä katselulla

Kun arvioin oman työni kustannuksia, jaan järjestämisen kolmeen osaan: siirto ja tarkistus, nimeäminen ja lajittelu sekä varmuuskopiointi. Jokaiselle varaan oman ajan. Pienessä, yhden päivän kuvausprojektissa kokonaisuus vie minulta tavallisesti tunnin tai kaksi, ja se on aika, jonka olen oppinut pitämään kiinteänä osana työtä.

Harrastajalle ja pienyrittäjälle ajatus voi tuntua raskaalta. Siksi kurssilla harjoittelemme menetelmää pienellä esimerkkimateriaalilla, jotta näet itse, kuinka paljon aikaa rakenne todella vaatii ja kuinka paljon se säästää myöhemmin. Luvut ovat jokaisella omansa, ja ne riippuvat kuvausmäärästä ja laitteista.

Älä siis mittaa kustannusta pelkästään siitä, mitä järjestäminen vie nyt. Mittaa se siitä, mitä viimeisin sotkuinen projektisi todella maksoi: etsimiseen, korjaamiseen ja huoleen kuluneena aikana.

Ennen kuin päätät, kuinka paljon aikaa ja tilaa järjestämiseen kannattaa varata, käy läpi muutama kysymys. Kuinka paljon materiaalia syntyy, kuinka monta ihmistä sitä käsittelee ja kuinka pitkään projektin pitää olla avattavissa myöhemmin? Vastaukset ratkaisevat, riittääkö kevyt rakenne vai tarvitaanko tarkempi.

Mieti myös, mihin materiaalia käytetään jatkossa. Jos samoja otoksia hyödynnetään uudelleen, kannattaa panostaa merkintöihin ja kuvauksiin enemmän. Kertakäyttöisessä projektissa riittää karkeampi lajittelu.

Lopuksi pohdi varmuuskopioinnin vaiheet etukäteen kirjallisesti. Kun lista on valmiina, et tee päätöksiä väsyneenä kuvauspäivän jälkeen, vaan seuraat sovittua järjestystä. Se vähentää virheitä ja pitää kustannukset ennustettavina.

• Paljonko materiaalia syntyy?
• Kuka sitä käsittelee?
• Kuinka pitkään projektin pitää säilyä avattavana?