Arkistointilista ennen kuin päätät, mitä projektista säilytetään

Ennen kuin päätät mitään poistetaan tai säilytetään, kysy yksi asia: pitääkö tämän projektin pystyä avata uudelleen, ja kuka sen tekee. Jos vastaus on kyllä, arkiston tehtävä on palauttaa työ siihen tilaan, jossa se oli toimituspäivänä. Pelkkä valmis video ei riitä, koska siitä ei saa enää muutettua tekstitystä, vaihdettua kuvasuhdetta eikä korjattua äänitasoa.

Käytännössä uudelleenavaus tulee eteen yllättävän usein. Asiakas pyytää lyhyemmän version, kanavan formaatti muuttuu tai tekstitykseen löytyy kirjoitusvirhe vasta kuukausien päästä. Silloin arkisto joko säästää illan työn tai pakottaa leikkaamaan kaiken alusta.

Kirjoita ennen arkistointia yhteen riviin, mihin käyttöön arkisto on tehty. Rivi ohjaa kaikkia seuraavia päätöksiä ja estää sekä liiallisen että liian niukan säilyttämisen.

• Voiko projektin avata kolmen vuoden päästä?
• Kuka arkiston omistaa ja kuka sen avaa?
• Mihin versioihin voi tulla muutospyyntö?

Lähdemateriaali vie suurimman osan tilasta, joten siitä päätetään ensin. Säilytä ne tiedostot, jotka projektissa todella ovat käytössä, alkuperäisillä nimillä ja kansiorakenteella, johon projektitiedosto viittaa. Jos nimeät tai siirrät tiedostoja arkistoinnin yhteydessä, projekti kysyy puuttuvia medioita eikä löydä niitä.

Hylätyt otokset ovat vaikeampi kysymys. Jos kuvaus oli kallis tai toistamaton, säilytä myös ne, sillä uusi leikkaus voi tarvita materiaalia, jota ensimmäinen ei käyttänyt. Jos kuvausta voi toistaa helposti, voit karsia reilusti, mutta tee karsinta tietoisesti äläkä levytilan loppuessa.

Merkitse arkistoon, mitä jätettiin pois ja miksi. Yksi tekstitiedosto riittää, ja se säästää myöhemmin turhalta etsimiseltä.

• Käytetyt kuvat ja äänet alkuperäisillä nimillä
• Kallis tai toistamaton materiaali kokonaan
• Poisjätetyistä yhden rivin muistiinpano

Projektitiedosto on vain kartta, joka osoittaa mediatiedostoihin. Se pitää arkistoida yhdessä kaiken muun kanssa, mitä leikkaus käyttää: musiikkikappaleet, äänitehosteet, grafiikat, fontit ja mahdolliset tekstityskansiot. Fontit unohtuvat usein, ja ilman niitä otsikot vaihtuvat avattaessa toiseen kirjasimeen.

Tarkista ennen sulkemista, että projekti löytää kaikki medionsa arkistokansiosta. Moni ohjelma osaa koota projektin ja sen tiedostot yhteen kansioon, mutta toiminto kannattaa ajaa ja testata, ei vain luottaa siihen.

Tallenna myös ohjelman versio, jolla työ tehtiin. Vanhemmat projektit voivat avautua uudemmassa versiossa muuttuneina, ja tieto versiosta kertoo, kumpaa suuntaa kannattaa kokeilla ensin.

• Musiikit, tehosteet ja grafiikat mukaan
• Fontit omaan alikansioonsa
• Ohjelman versio kirjataan muistiin

Moni arkistoi leikkauksen mutta unohtaa asetukset, joilla se vietiin. Kirjaa jokaisesta toimitetusta versiosta koodekki, tarkkuus, kuvataajuus, bittinopeus ja kohde, jonka vaatimusten mukaan valinta tehtiin. Näin seuraava vienti voidaan toistaa samalla perusteella, vaikka kohteen ohjeet olisivat muuttuneet.

Säilytä lopulliset viedyt tiedostot arkistossa omassa kansiossaan, ja nimeä ne niin, että kohde näkyy nimestä. Tekstitystiedostot kuuluvat samaan kansioon omina tiedostoinaan, koska niiden korjaaminen on helpompaa kuin videon uudelleenviennin.

Jos projektissa on useita kuvasuhteita, merkitse, mikä niistä on pääversio. Muut on johdettu siitä, ja tieto nopeuttaa jokaista myöhempää muutosta.

• Vientiasetukset tekstitiedostona
• Tekstitykset erillisinä tiedostoina
• Pääversio merkitty selvästi

Yksi kopio ei ole arkisto. Pidä vähintään kaksi kopiota eri laitteilla, ja jos työ on tärkeä, kolmas eri paikassa. Levyt vanhenevat ja hajoavat huomaamatta, joten arkiston toimivuus pitää testata aika ajoin avaamalla satunnainen projekti kokonaan.

Valitse tallennusväline sen mukaan, kuinka usein arkistoon palataan. Harvoin avattava arkisto sopii hyvin ulkoiselle levylle, mutta usein tarvittavat projektit kannattaa pitää helpommin saatavilla. Merkitse levyt selvästi ulkopuolelta ja pidä sisällysluettelo erillään levystä.

Syksy on hyvä aika tarkistukselle, koska vuoden työt ovat vielä muistissa. Käy levyt läpi, poista varmasti tarpeettomat väliaikaistiedostot ja varmista, että jokaisella arkistoidulla projektilla on kuvaus.

• Vähintään kaksi kopiota eri laitteilla
• Avaa kokeeksi yksi projekti kerran vuodessa
• Sisällysluettelo erillään levystä

Kun kaikki edelliset kohdat on mietitty, käy läpi viimeinen kierros ennen kuin poistat työtiedostot koneelta. Varmista, että arkisto avautuu toiselta kansiolta, ettei projekti viittaa vielä alkuperäiseen työkansioon, ja että viedyt versiot soittuvat kokonaan loppuun asti.

Kirjoita arkistokansion juureen lyhyt ohjetiedosto: projektin nimi, päivämäärä, käytetty ohjelma, toimitetut versiot ja kenelle tiedot kuuluvat. Kolme minuuttia työtä nyt säästää tunteja siinä vaiheessa, kun joku muu tai sinä itse unohtaneena avaa kansion.

Poista alkuperäiset vasta, kun arkisto on testattu. Jos jokin kohta jää epävarmaksi, jätä työkopio paikalleen vielä viikoksi ja tarkista uudelleen.

• Arkisto avautuu muualta kuin työkansiosta
• Viedyt tiedostot toistettu loppuun asti
• Ohjetiedosto kansion juuressa