Mitä arkistointi tarkoittaa: projektin ja lähdemateriaalin pysyvä paketti

Työn alla olevasta projektista otetaan varmuuskopio siltä varalta, että levy hajoaa kesken leikkauksen. Arkisto on eri asia: se on valmiin työn lopullinen, pysyvä paketti, joka laitetaan syrjään ja jonka pitää toimia, kun siihen palataan kuukausien tai vuosien päästä. Kun puhun kurssilla arkistoinnista, tarkoitan juuri tätä jälkimmäistä.

Moni sekoittaa nämä keskenään ja luulee, että työ on turvassa, kun projektikansio on kopioitu toiselle levylle. Kopio voi kuitenkin olla puolivalmis, siitä voivat puuttua käytetyt fontit tai musiikkitiedostot, eikä siitä käy ilmi, millä asetuksilla video aikanaan vietiin. Silloin projekti avautuu, mutta jokainen leike näyttää punaista Media offline -ilmoitusta.

Arkistointi on siis päätös: tämä työ on valmis, ja haluan säilyttää sen niin, että sen voi tehdä uudelleen tai muokata uuteen käyttöön. Päätökseen kuuluu myös se, mitä jätetään pois, koska kaikkea ei kannata säilyttää.

Kurssilla opetan ajattelemaan arkistoa kolmesta osasta koostuvana kokonaisuutena. Ensimmäinen on itse projektitiedosto leikkausohjelman omassa muodossa. Toinen on lähdemateriaali eli ne kuvat, äänet ja grafiikat, joihin projekti viittaa. Kolmas on dokumentaatio: tieto siitä, mitä projektissa on tehty ja millä asetuksilla.

Dokumentaatio unohtuu useimmin, vaikka se on tärkein. Pieni tekstitiedosto riittää, kunhan siihen kirjataan ohjelman versio, kuvasuhde ja kuvataajuus, käytetyt fontit sekä vientiasetukset. Kolme vuotta myöhemmin et muista näitä, ja ohjelmapäivitys on voinut muuttaa oletuksia.

Valmis vientitiedosto kuuluu arkistoon myös. Se on todiste siitä, miltä työn piti näyttää, ja sitä vasten voit tarkistaa, avautuiko projekti myöhemmin oikein.

• Projektitiedosto ja sen automaattiset tallennukset
• Kaikki projektin käyttämä lähdemateriaali
• Fontit, grafiikat ja musiikkitiedostot
• Tekstitiedosto asetuksista ja ohjelmaversiosta
• Valmis vientitiedosto vertailuksi

Yleisin syy on rikkoutuneet tiedostopolut. Leikkausohjelma ei tallenna videota projektiin vaan muistaa, missä kansiossa tiedosto oli. Jos kansiorakenne muuttuu tai levy saa uuden aseman kirjaimen, ohjelma ei löydä materiaalia, ja jokainen leike on pyydettävä yhdistämään käsin.

Toinen syy on ohjelmaversio. Uudemmalla versiolla tallennettua projektia ei välttämättä voi avata vanhemmalla, ja joskus tehosteet tai värit näyttävät päivityksen jälkeen hieman erilaisilta. Siksi ohjelman versionumero kirjataan muistiin ja tarvittaessa asennusohjelma talletetaan arkistoon.

Kolmas syy on puuttuvat lisäosat ja fontit. Tekstitys, jossa käytetty fontti ei ole koneella, vaihtuu hiljaa toiseen, ja ulkoasu muuttuu. Kun fontti on arkistossa mukana, ongelmaa ei synny.

Aloitan kokoamalla koko projektin yhteen kansioon. Useimmissa ohjelmissa on tähän oma toiminto, joka kopioi projektin ja siinä käytetyn materiaalin uuteen paikkaan. Käytän sitä, mutta tarkistan tuloksen silti käsin, koska toiminto jättää joskus pois ulkopuolelta tuodut grafiikat.

Seuraavaksi karsin. Käyttämättömät otot, vanhat testivientitiedostot ja välimuistitiedostot eivät kuulu arkistoon, sillä ohjelma luo välimuistit tarvittaessa uudelleen. Raakamateriaalin säilytän kuitenkin kokonaisena, jos siitä voi tulevaisuudessa tehdä uuden version. Karsiminen säästää tilaa ja pitää arkiston ymmärrettävänä.

Lopuksi nimeän kansion tavalla, joka kertoo sisällön ilman avaamista: vuosi, asiakas tai aihe ja projektin nimi. Samaan kansioon tulee asetustiedosto. Kun nimeämistapa on aina sama, löydät työn myös silloin, kun et muista sen nimeä.

• Kerää projekti yhteen kansioon ohjelman toiminnolla
• Tarkista käsin, että kaikki grafiikat ja äänet ovat mukana
• Poista välimuistit ja testivientitiedostot
• Nimeä kansio vuoden, aiheen ja projektin nimen mukaan

Yksi kopio ei ole arkisto. Pidän tärkeistä töistä vähintään kaksi kopiota eri levyillä ja mieluiten toisen eri paikassa, esimerkiksi toimiston ulkopuolella. Levyt hajoavat odottamatta, ja tulipalo tai varkaus vie molemmat kopiot, jos ne ovat samassa huoneessa.

Levyjä kannattaa myös vaalia. Ulkoinen kiintolevy, jota ei käytetä vuosiin, voi lakata toimimasta, joten arkistolevyt on hyvä käynnistää ja tarkistaa vaikkapa kerran vuodessa. Samalla voi siirtää tärkeimmät työt uudelle levylle, jos vanha alkaa vanhentua.

Tarkista arkisto heti kokoamisen jälkeen. Avaa kopio toiselta koneelta tai ainakin eri kansiosta ja katso, että projekti toimii ilman punaisia leikkeitä. Kymmenen minuutin koe säästää tunnin pohdinnan siitä, mikä puuttuu, kun työtä oikeasti tarvitaan.